外贸业务员提高工作效率的秘诀

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今天就从怎样利用时间来谈谈外贸业务员该怎样提高工作效率。

  一、上班第一步查汇率
做外贸的人不能不知道汇率,所以上班先打开网页查看一下各国汇率情况,一般以中行或央行为参考。另外,还要看看国内的原材料的价格走向,因此,外贸大都是大批量生意,有一点波动都会给你带来很大影响。这个过程大概只需十分钟就可以。

二、维护客户基础性工作
维护客户是所有业务员的必修课,要从每一个细节做起。所以每天都要打开邮件客户端,看一下客户跟踪情况表,查看一下有哪些客户是已经有一段时间没有联系的。
(通常一般是按照2-3个星期左右的时间)给他们逐个发一些问候的邮件,邮件的内容根据不同的对象而定。

这么做的好处有以下几点:
1.和未成交客户保持联系,让他始终记得你,也就是存在感。
如果某天一客户正准备换供应商的时看到你发的邮件,那他可能把目光就投向了你,你的机会就来了。
并且给他们的感觉是你的服务很好、有诚意跟他合作,那么,如果当他的老供应商出问题的时候,他自然就想到你。
这里要记住,邮件的内容一定要以简洁、轻描淡写为主,千万别写太冗长,客户没有时间看,因为他每天接到的邮件很多,而且你在写开发信的时候就已经写一堆公司介绍了,所以跟进的时候根本就不需要再写了,写多了客户会反感。

2.和已成交客户保持联系,会增进彼此感情。
设想一下,假如你从商场里买了一个不知名品牌的电器,一周后突然有个回访电话,问您在使用时,有没有什么问题,或者疑问,您的建议会对他们今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。
这时你是不是感觉有种受宠若惊的感觉?不管怎么样,起码服务应该说是比较满意的。对这个商家内心也会产生一分好感。
所以有些业务员只看眼前利益,认为出了货,收到钱就over了,其实这是错的。每一次售后跟进都有可能是一次客户决定返单的机会,而且这对加强客户对你的印象甚至信任,都会起到非常好的作用。这种举手之劳的事为什么不做呢?
跟上面一样,这种邮件的内容一定要简洁、轻描淡写。

3.提醒老客户是否考虑新的订单计划。
老客户收到你的邮件后一般会很快回复你的邮件,而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单,如果这样,当然是最好的结果。
这些事情做起来很简单,而且占用时间也不多,但是效果是非常好的,做生意也是交朋友,时间长了,感情就深了。

三、列工作计划表
做什么事都要养成好习惯,做到有计划,有条不紊的进行。外贸业务是一项连续性很强的工作,比较辛苦,要能熬能坚持。对于昨天没完成的工作,今天一定要完成。

然后开始计划今天的工作内容,其实最好是头一天就计划好今天做什么,这样不至于手忙脚乱,有些人工作就是根本没有计划性,想到什么做什么,没头没脑的忙得不可开交,最后客户却丢着好几个月没有跟进。

做任何事情时都要清楚自己在做什么,目的什么,如果你的想法是迫切希望增加收入,那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情,然后你的工作就是围绕这个目标开展。

如果你的目标只是想保持安定的生活,工作给不了你什么快乐,即使接单也没有成就感,那么你的工作大部分内容可能也只是在维护老客户。想有好的结果,就得付出更多的努力,这句话对任何行业任何人都适用。
至于怎么去按排你的工作计划,先列个清单,把每天要做的事情用列出来。

然后根据事情的性质分为四类:
1.重要不紧急。如,开发新客户,跟进未成交客户,研究目标市场,和客户建立信任,制定销售计划和工作目标,改进与供应商的关系,锻炼身体,好好吃一顿午饭,适当休息等,当然这个可以按每个人的具体情况而定。

2.重要且紧急。如,跟客户谈判,催客户尾款,给意向客户报价,给客户做PI,准备样品,完成工作计划,这些事可能比较难,但这是维持你现有的业绩的事情,也是你的饭碗。

3.紧急不重要。如,其他部门要求你配合的工作,领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”,实际上拖一拖,甚至不办,也无关大局,依照你的大局而定,把握好主次,平衡好时间,学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做,合理的分配你的精力。

4.既不紧急也不重要。如,娱乐上网,闲聊,消遣,一个真正的职业人,做这些事大都是为了放松自己,以蓄备更多力量让自己更好的开始新的工作。
平时把主要时间和精力主要集中于前两类事务,你的工作才真正有效率。具休使用的时间和精力都依你个人情况而定。

一般来说,一个成功业务员每天的时间是这么分配的:
1.每天花半个小时对一段时间未联系的客户问好。
2.每天花半个小时阅读yahoo等国外网站的英文新闻,多了解一点时事,对你了解国外市场有帮助,并且能锻炼阅读能力。
3.每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件,前文说了简洁表达清楚即可。
4. 把更多的精力用来开发新客户,认真考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户,力求建立起良好信任。
5. 每天花半小时的时间来研究了解目标市场,了解其市场销售价格、市场常见品牌、其他供应商和其分销商的情况、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的最常用一两个B2B网站等等,当然你也可以用更多的时间。
四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件
完成每日计划之后,时间应该在9点或9点半左右。

正常情况下,早上的这段时间,人的脑子里还是空的,还不能完全进入状态,属于效率不高的一段时间。所这段时间内适合做一些机械的、闲杂的工作。因此一般人都用这段时间发开发信。一般耗时半小时或一小时,结束时间控制在10点半之前。

当然有些人认为,应该根据不同时区的客户,选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。

当然,如果你能考虑这点那是最好的,但办法是人想出来的,你可以用别的方法去吸引客户的注意力。

比方说:邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。

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